在尋找適合的視訊會議室解決方案!?02-25528000
魏贊科技主要內容是關於需求訪談與情境定義的標準作業程序。其核心目的在於建立一套系統化的規範,確保在專案開發初期能精準捕捉客戶的實際需求。
透過定義清晰的標準化流程,企業能夠更有效地分析業務場景並減少溝通落差。
這類指南通常用於指引團隊成員如何專業地進行客戶諮詢,進而為後續的技術實作奠定穩固基礎。
這是一份旨在提升服務品質與專業執行力的技術管理文件。
魏贊科技-IT&AV 你身邊的視訊協作會議專家
成功幫助1900家以上企業打造視訊協作會議室!!
協助規劃 Teams / Zoom / Google / Cisco Webex / Lifesize 小中大型會議室!!
企業客戶: 新建 / 改善
1.大型-多功能會議室規劃服務-專案解決方案
2.中/小型-協作會議室規劃服務-產品解決方案
一站服務: 1.售前場勘 2.方案設計 3.產品安裝 4.售後維護
最新業界趨勢 產品發表 促銷訊息 成功案例 歡迎加入: 魏贊科技社群連結
歡迎詢問 魏贊科技 02-25528000*1 sales@wejun.tw
售前諮詢與場勘(Pre-sales):
◦ 需求訪談: 深入了解企業的協作痛點、預算及現有設備狀況。
◦ 現場勘查: 派遣工程師實地測量會議室尺寸與佈局,並評估網路配線、照明及音
響環境等技術條件。針對改善型專案,這一步驟尤為關鍵,需記錄現有設備與佈局以進行優化。
在混合辦公(Hybrid Work)已成常態的今日,會議室的定義正經歷一場根本性的變革。它不再僅是四面牆圍成的物理空間,而是企業溝通、創新與決策的核心場域——一個數位與實體世界交匯的樞紐 (Digital-Physical Nexus)。然而,傳統的會議設備與架構,往往在應對這場變革時顯得力不從心,導致遠端協作的隔閡、現場操作的繁瑣,無形中消耗了企業最寶貴的資產:時間與專注力。
一個高效、無縫且具備沉浸式體驗的協作環境,是提升企業生產力、加速決策流程與激發團隊創新的關鍵基石。魏贊科技深耕視訊協作領域多年,我們洞察到,真正的解決方案並非單純的硬體堆疊,而是始於對使用者需求的深度理解,終於對空間、技術與流程的完美整合。我們不僅是設備供應商,更是您身邊的「視訊協作會議專家」,致力於將複雜的影音技術,轉化為直覺、可靠的日常工具。
本提案旨在為 [客戶公司名稱] 擘劃一套兼具前瞻性與穩定性的會議空間升級藍圖,透過系統化的分析與客製化的設計,為貴公司下一階段的業務增長奠定堅實的協作基礎。
為了設計出真正符合需求的解決方案,我們的第一步,是精準診斷現行會議環境中存在的挑戰。魏贊科技的顧問式服務始於深入的傾聽與分析,我們相信,唯有全面理解不同利害關係人所面臨的困境,才能建構出驅動企業成長的協作空間。以下是我們根據經驗歸納出的常見協作痛點:
利害關係人
常見痛點
對業務的影響
魏贊的關注點
終端使用者
1. 遠端與會者的聲音時常聽不清楚或有回音。<br>2. 每次開會都要花時間找轉接頭、處理投影問題。
1. 溝通效率低下,資訊傳遞失真,易造成誤判。<br>2. 會議延遲開始,打斷團隊思路,浪費集體工時。
透過科學儀器量測空間聲學條件 (RT60),並導入標準化無線投影方案,確保使用者能實現「一鍵入會」的極簡操作與清晰穩定的影音品質。
IT 管理者
1. 設備品牌、型號雜亂,管理與維護耗時費力。<br>2. 視訊會議佔用大量網路頻寬,且有資安疑慮。
1. IT 人員疲於奔命處理臨時故障,無法專注於核心業務。<br>2. 網路不穩導致會議中斷,潛在的資安漏洞威脅企業數據。
導入具備 YMCS (Yealink Management Cloud Service) 或 Logitech Sync 遠端管理能力的標準化設備,將 IT 人員從被動的現場救火,轉變為主動的系統管理者,並提供完整的網路防火牆設定要求,確保協作與安全並行。
總務/設施經理
1. 會議室預約衝突頻繁,常發生「幽靈會議」。<br>2. 桌面線材凌亂,影響企業門面與空間美感。
1. 空間資源利用率低,增加營運成本。<br>2. 雜亂的環境不僅影響使用者心情,也損害企業專業形象。
導入與 Microsoft 365 或 Google Workspace 整合的智慧預約面板,以數據化管理空間資源;並透過一體式設備與無線化方案,維持空間整潔美觀。
高階決策者
1. 會議效率低下,拉長決策週期,錯失市場先機。<br>2. 現有設備無法有效展現企業的專業與創新形象。
1. 決策品質與速度直接影響企業核心競爭力。<br>2. 在與重要客戶或夥伴的會議中,不穩定的系統可能造成負面觀感。
將系統的極致穩定性作為首要設計目標,確保技術問題不再是決策的阻礙。同時,將高階會議室打造成為企業專業形象與文化價值的延伸。
這些看似獨立的問題實則環環相扣,單點式的設備更換已無法根除。唯有透過一個整合性的系統架構,從根源上重新設計會議體驗流程,才能一勞永逸地解決這些協作瓶頸。
魏贊科技的獨特之處,在於我們獨創的顧問方法論。我們並非零散地銷售產品,而是從「使用者需求」這個核心出發,透過一個完整且相互依存的「七大會議系統生態系」,為您建構一套全面、無縫且易於管理的解決方案。
這七大系統——預約、視訊會議、顯示、環控、音訊、無線投影、錄影——如同精密運作的齒輪,彼此協同運作,構成一個從會議前、會議中到會議後的體驗閉環。我們的任務,就是診斷您在各個子系統中的需求缺口,並提供最適合的整合方案,確保所有技術都能為同一個目標服務:讓會議回歸溝通本質。
會議室預約系統: 會議體驗的入口。消除預約衝突,釋放被「幽靈會議」佔用的空間,並提供數據分析以優化您寶貴的空間資產使用率。
視訊會議系統: 混合辦公的心臟。打破地理隔閡,提供如臨現場的溝通體驗,透過 AI 智慧鏡頭實現「會議平權」,讓遠端與本地團隊協作零距離。
顯示系統: 視覺資訊的載體。我們依據 AVIXA DISCAS 國際標準進行規劃,確保從數據圖表到遠端夥伴的表情都能清晰呈現,讓資訊傳遞精準無誤。
環控系統: 體驗化繁為簡的大腦。將燈光、窗簾、空調與所有影音設備整合於單一介面,實現「一鍵開會」的直覺體驗,大幅降低使用門檻。
音訊系統: 會議品質的基石。我們堅信「聽得清楚遠比看得清楚重要」,因此我們的設計不僅是選擇麥克風,更是透過科學儀器量測,將空間混響時間 (RT60) 控制在 0.5 秒以下的聲學工程,從物理層面確保每一次發言都清晰可聞。
無線投影系統: 去線纜化的最後一哩路。實現自攜設備 (BYOD) 的最大便捷性,告別繁雜的轉接頭,讓內容分享更自由、更即時。
智慧錄播解決系統 (Smart Recording & Broadcasting): 企業知識的資產庫。將重要的培訓、會議內容記錄歸檔,轉化為可重複利用的數位資產,最大化溝通價值。
接下來,我們將基於此系統架構,為 [客戶公司名稱] 最常見的會議場景,提出具體的客製化配置建議。
本章節將根據前期需求訪談與我們的專業經驗,針對 [客戶公司名稱] 最普及的會議情境——中型標準會議室,提出具體的系統架構與設備配置建議。所有建議都旨在實現最佳的投資回報率與使用者體驗的完美平衡。
此類會議室是企業內部最常見、使用頻率最高的空間,需要兼顧正式的跨部門會議與動態的小組協作,對系統的穩定性、易用性與彈性有著極高的要求。
系統元件
配置建議與效益分析
視訊會議系統
建議: Yealink MeetingBar A40 或 Logitech Rally Bar<br><br>效益分析: 此類一體式設備整合了攝影機、麥克風與揚聲器,並搭載先進的 雙鏡頭系統(一顆廣角鏡頭捕捉全景,一顆長焦鏡頭鎖定細節)。其內建的 AI 智能取景 (Auto-Framing) 與 發言者追蹤 (Speaker Tracking) 功能,能自動將畫面聚焦於發言者身上,確保遠端與會者能清晰看見每位的表情與肢體語言,實現真正的「會議平權」。此配置讓遠端與會者不再感覺自己是局外人,大幅提升了參與感與溝通品質。
音訊系統
建議: 延伸無線擴充麥克風 (如 Yealink VCM36-W) 或採用 Shure MXA310 桌面矩陣麥克風<br><br>效益分析: 為確保會議長桌的每個角落都能擁有絕佳的收音品質,我們建議增加擴充麥克風。魏贊的專業團隊將根據現場聲學環境進行專業調校,將混響時間 (RT60) 控制在業界最佳實踐的 0.5 秒以內,從物理根源上最大程度地抑制回音與環境噪音,確保清晰的遠端會議音訊品質。這直接解決了終端使用者「聽不清楚遠端聲音」的核心痛點。
顯示系統
建議: 75吋 4K 商用顯示器<br><br>效益分析: 根據國際影音協會 AVIXA 的 DISCAS 標準,75吋的螢幕尺寸能確保坐在會議室最遠端的與會者,也能清晰辨識簡報中的細節數據(如 Excel 報表、CAD 圖),滿足「分析決策觀看」的嚴苛需求。這確保了重要決策不會因為視覺資訊的傳遞不清而產生偏差。
無線投影系統
建議: 整合 Barco ClickShare CX-30<br><br>效益分析: 與會者僅需將 USB 按鈕插入筆電,即可一鍵將畫面無線投射至大螢幕,並同時調用會議室的攝影機與麥克風,無縫啟用 Microsoft Teams 或 Zoom 等視訊會議。這不僅實現了 BYOD 的便捷性,更提供了極大的平台使用彈性。此配置徹底根除終端使用者「每次開會都要花時間找轉接頭」的頭號痛點,將會議準備時間趨近於零。
環控與預約系統
建議: 於會議室門口整合 Yealink RoomPanel 智慧面板<br><br>效益分析: 該面板可與貴公司的 Microsoft 365 或 Google Workspace 行事曆平台無縫連動,即時顯示會議室的預約狀態與議程。使用者可直接在面板上預約、報到或釋出會議室,有效解決會議室預約衝突與「幽靈會議」問題。這將空間資源的管理效益最大化,回應了總務設施經理對提升空間使用率的關切。
上述方案的穩定性,來自於一個清晰且可靠的系統架構。在此架構中,MTR (Microsoft Teams Rooms) 主機是運算核心,透過有線網路與 PoE 交換器連接,穩定地整合了天花板麥克風 (透過 Dante 協議)、觸控面板,並以 HDMI 連接至顯示器。
我們堅持所有核心設備均採有線連接,並建議劃分獨立 VLAN,以確保在任何網路環境下都能擁有最穩定、優先的數據傳輸通道,徹底杜絕因 Wi-Fi 不穩而導致會議中斷的風險。這種 穩定至上 的設計理念,是保障高效會議的基石。
上述方案不僅是硬體的組合,其背後更蘊含著能為企業帶來實質效益的策略價值。
本次會議空間升級不僅是一次性的技術採購,更是對 [客戶公司名稱] 核心競爭力的一項戰略性投資。透過我們專業、系統化的導入流程,此解決方案將轉化為可衡量的商業價值,達成以下四大策略目標:
一、需求精準化,杜絕資源浪費 我們的專業顧問流程,能將使用者模糊的「希望更好用、更清楚」等主觀感受,轉化為如 RT60 混響時間 (<0.5s)、人臉垂直照度 (200-300 Lux) 及 Mbps 網路頻寬 (每路視訊 4-6 Mbps) 等具體、可測量的技術指標。這確保了您的每一分投資都精準地用在解決實際問題的刀口上,避免了因需求不明而導致的設備錯配與資源浪費。
二、風險最小化,保障專案成功 我們堅持在設計初期,就對會議空間進行全面的聲學、光學、電力與網路技術環境稽核。這種「預防勝於治療」的作法,能提前識別潛在的施工障礙(如管線預留不足、聲學缺陷),大幅降低專案執行階段的變更成本與延遲風險,確保專案能如期、如質、如預算地順利交付。
三、體驗最佳化,提升協作效率 整合後的系統將實現「一鍵入會」的極致體驗,大幅降低同仁的學習與操作門檻。當技術不再是障礙,團隊便能將 100% 的精力專注於會議內容的討論與決策本身。這將直接轉化為更高的會議效率、更優的決策品質,以及更強的團隊凝聚力。
四、品牌價值最大化,彰顯專業形象 一個穩定、清晰、專業且易於使用的會議環境,是企業專業形象的有力延伸。無論是面對遠端的重要客戶、合作夥伴,或是內部的跨國團隊,這套系統都將傳遞出 [客戶公司名稱] 重視溝通、追求卓越的企業文化,成為您展示品牌價值與吸引頂尖人才的無形資產。
魏贊科技提供的是一站式的安心服務,我們將以專業的專案管理流程,確保從規劃設計到安裝維護的每一個環節都無縫接軌,讓您能專注於核心業務。
我們的服務流程包含以下四個關鍵階段:
售前顧問與現場勘查 (Pre-sales & Site Survey): 由資深顧問與您進行深入的需求訪談,並派遣工程師進行現場勘查與儀器量測。此階段的產出是詳盡的現場勘查報告 (Site Survey Report),包含 RT60 聲學數據與照度量測結果。
客製化方案設計 (Solution Design): 根據稽核數據與需求,為您量身打造解決方案。我們將提供包含設備清單 (BOM)、系統連接拓樸圖及基礎設施需求表在內的完整設計文件。
專業工程安裝 (Professional Installation): 由經過原廠認證的工程師團隊負責現場的佈線、設備安裝與系統整合調校,確保每一個細節都符合業界最高標準。
完整售後維護 (After-sales Support): 專案交付後,我們將提供完整的使用者教育訓練、即時的遠端與現場技術支援,以及定期的系統維護服務,確保您的會議系統長期穩定運作,成為您可靠的生產力工具。
作為您身邊的「視訊協作會議專家」,魏贊科技承諾以最專業的技術與最誠摯的服務,成為您值得信賴的長期合作夥伴。我們熱切期待能與 [客戶公司名稱] 攜手合作,共同打造引領未來的智慧協作空間。
魏贊科技是台灣領先的視訊協作會議解決方案整合商,致力於為企業客戶提供從小型協作空間到大型多功能會議中心的全面規劃、建置與維護服務。至今,我們已成功協助超過 1900 家企業客戶,透過先進的影音技術優化其溝通協作模式。
我們專精於整合業界主流的協作平台,包括 Microsoft Teams, Zoom, Google Meet, Cisco Webex 等,確保能為您的企業提供最具彈性與擴充性的解決方案。
聯絡我們
電話: 02-25528000 #1 業務
電子郵件: sales@wejun.tw
地址: 台北市民權西路108號11樓之2
官方網站: https://www.wejun.tw/
打造一間高效的會議室,關鍵並非堆砌昂貴的設備,而是從「使用情境」出發的精準規劃。錯誤的配置不僅浪費預算,更會成為團隊協作的隱形阻力。
本指南凝鍊了魏贊科技作為全方位「視訊協作會議專家」、成功服務超過1900家企業的專業經驗,無論您使用 Teams、Zoom 或任何主流平台,我們都將帶您從真實需求出發,建立一套系統化的規劃思維,幫助您理解不同情境下的核心痛點與解決方案,最終做出最明智的採購決策。
--------------------------------------------------------------------------------
這是一個供2-3位同事進行快速、非正式討論、腦力激盪,或是與單一遠端同事進行一對一深度通話的空間。它的核心精神是**「隨興、高效、敏捷」**,會議可能隨時發起,也隨時結束。因此,這裡的設備必須像咖啡機一樣,隨按即用,不造成任何思考負擔。
即時啟動與簡易操作: 此類會議通常是臨時起意,使用者沒有時間研究複雜的操作。設備必須能一鍵開啟,操作介面極度直覺。BYOD(Bring Your Own Device,自攜設備)的便利性至關重要,任何人帶著自己的筆電都能輕鬆發起會議。
廣角視野覆蓋: 由於空間狹小,與會者與螢幕的距離非常近。攝影機若沒有超過120度的超廣角鏡頭,坐在最兩側的同事就很容易「被消失」在畫面之外,影響遠端溝通的完整性。
簡潔俐落的空間: 空間有限,每一寸都必須善加利用。設備應盡量簡潔、一體化,減少雜亂的線材,以維持空間的整潔感與可用性,避免因技術設備而產生的壓迫感。
設備類別
推薦配置範例
為何這樣選?(設計思維)
視訊/音訊
一體式 Soundbar (如 Yealink MeetingBar A10 或 Poly Studio X30)
在為即時協作設計的空間,任何技術猶豫都會扼殺靈感。一體化設計將攝影機、麥克風、喇叭整合為一,將技術摩擦降至零,使用者無需插拔多條線纜,確保會議隨想即開。
音訊收音
設備內建的麥克風陣列
Soundbar 內建的麥克風陣列收音距離約3-4米,足以清晰覆蓋1-4人的小型空間,無需額外添購麥克風,實現成本與效能的最佳化。
控制介面
觸控面板 (如 CTP18)
提供一個獨立於個人筆電的專用控制介面。任何使用者,無論技術背景如何,都能透過清晰的圖示輕鬆發起或加入 Teams/Zoom 會議,大幅降低技術門檻。
顯示設備
55-65吋 4K 商用顯示器
在小空間的近距離觀看下,此尺寸能提供足夠清晰的畫面,無論是分享簡報內容,或是觀察遠端與會者的細微表情,都能輕鬆應對。
總結來說,小型討論間的規劃核心是**「極簡與效率」**,確保科技完全服務於靈感的即時碰撞。然而,當會議人數增加、形式變得更正式時,規劃的重點也隨之轉移,讓我們進入最常見的中型會議室挑戰。
--------------------------------------------------------------------------------
這是企業中最常見、用途最多元的會議空間。從每週的部門例會、對重要客戶的產品簡報,到跨部門的小組協作,各種正式與非正式的活動都在這裡發生。因此,這裡的設備必須兼顧**「通用性與可靠性」**,成為支撐日常營運的穩定力量。
更佳的影音體驗: 隨著空間變大、與會人數增加,單純的廣角鏡頭已不足夠。需要更強大的攝影機和音訊系統,來確保會議桌最遠端的同事也能被清楚看見,他們的發言也能被清晰聽見。
協作與內容分享: 這類會議有大量的簡報與數據分享需求。因此,無線投影的便利性與穩定性成為關鍵。使用者不應再為尋找轉接頭或處理訊號中斷而浪費寶貴的會議時間。
AI 智慧功能: 在正式會議中,AI 智慧運鏡功能(如自動框選所有與會者、自動特寫發言者)能顯著提升會議的專業感與流暢度,讓遠端參與者感覺更投入,彷彿身歷其境。
設備類別
推薦配置範例
為何這樣選?(設計思維)
視訊
具備雙鏡頭的 Soundbar (如 Yealink MeetingBar A40 或 Logitech Rally Bar)
結合廣角與長焦鏡頭,並透過 AI 智慧運鏡,創造如真人導播般的流暢體驗。它能避免傳統數位變焦的生硬跳動,自然地將畫面聚焦於發言者,大幅提升遠端與會者的參與感與會議的專業度。
音訊
可擴充的麥克風 (如 Yealink VCM36-W 無線麥克風或 Shure MXA310 桌面麥克風)
這是解決「聽不清楚」痛點的關鍵。根據會議桌的形狀與大小,可以彈性增加1-2顆麥克風,確保離主機較遠的與會者發言也能被清晰收錄。
無線投影
專業無線投影系統 (如 Barco ClickShare CX-30)
關鍵在於它獨特的**「無線視訊會議」**功能。這解決了 BYOM (Bring Your Own Meeting) 的核心難題:任何使用者都能將自己筆電上的會議(Teams/Zoom等),無線連接到會議室專業的攝影機和麥克風上,提供極致的彈性。
中型會議室的規劃重點在於**「平衡效能與彈性」**,打造一個能應對多種任務的可靠空間。那麼,當會議形式從「討論」轉為「培訓」時,設備規劃又會有什麼根本性的不同呢?
--------------------------------------------------------------------------------
這是一個用於內部教育訓練、外部產品發表會,甚至是全員線上大會的空間。其特點是人數眾多、講者會四處走動以增加互動,且經常需要與遠端的學員進行問答,並將整個過程錄影存檔。這對設備規劃帶來了**「聲音覆蓋與內容紀錄」**的巨大挑戰。
講者與學員的雙向收音: 挑戰極大。不僅要讓遠端清晰聽見移動中講師的聲音,更要能完美收錄台下任何一位學員的提問。這需要一套分區、專業的麥克風系統才能達成。
畫面追蹤與多視角呈現: 由於講者會在講台前自由走動,需要攝影機能夠自動追蹤其身影。同時,為了最佳的學習效果,遠端學員需要能同時看到講師特寫畫面與簡報內容畫面。
知識資產保存: 培訓內容是企業重要的智慧資產。因此,需要一套穩定可靠的錄播系統,將現場的影像、聲音與簡報內容完整記錄下來,以便日後複習或分享給未能參加的同仁。
設備類別
推薦配置範例
為何這樣選?(設計思維)
視訊
多鏡頭 PTZ 系統 (如 Yealink MVC S90)
透過在教室前後各架設一台可遙控變焦的 PTZ 攝影機,一台專門追蹤講師的特寫與動態,另一台則專拍學員全景或提問者,完美捕捉培訓現場的全貌與互動細節。
音訊
天花板陣列麥克風 + 無線麥克風 (如 Shure MXA920 + Shure ULX-D)
這是專業的**「分區收音」**策略。天花板麥克風能均勻覆蓋整個學員區,清晰收錄任何角落的提問。講師則佩戴無線領夾麥克風,確保無論走到哪裡,聲音都同樣宏亮清晰。
顯示
雙投影機或大型 LED 拼接牆
提供雙畫面顯示能力。讓現場與遠端學員可以一邊看到講師的生動影像,另一邊看到清晰的簡報內容,確保資訊傳遞的完整性與效率,不會打折扣。
錄播
智慧錄播主機 (如 Lumens LC200)
這不只是錄影,更是知識資產的管理。系統能自動導播,將一次性的培訓活動轉化為可重複利用的數位知識資產,便於後續分享與學習,最大化企業的教育訓練投資回報率。
大型教室的規劃核心是**「專業的影音製作思維」**,它更像一個小型的電視台,而不僅僅是一間會議室。最後,讓我們來看看企業的決策中樞——高階董事會議室,它追求的是一種極致的會議體驗。
--------------------------------------------------------------------------------
這裡是企業最高層級的會議場所,用於制定重大策略與關鍵決策。這裡的一切都必須完美無瑕,不僅要求功能上的絕對穩定,更追求空間美學、使用者體驗與尊榮感。**「穩定、隱密、美學」**是這裡的最高指導原則。
科技的隱形整合: 為了維持空間的簡潔與尊榮感,所有科技設備都應盡可能地「隱藏」起來,與室內設計融為一體。桌面應保持絕對的整潔,看不到任何雜亂的線材或設備。
絕對的穩定與私密性: 重大決策會議不容許任何技術故障或中斷。系統必須具備極高的可靠性。同時,會議內容涉及最高商業機密,對資訊的保密性有著最嚴格的要求。
沉浸式會議體驗: 為了讓遠端的董事成員彷彿親臨現場,共同參與決策(實現「會議平權」),需要頂級的顯示與音訊技術,創造出視線水平、聲音清晰自然的溝通環境。
設備類別
推薦配置範例
為何這樣選?(設計思維)
隱藏式科技
隱藏式天花板麥克風 (如 Shure MXA920) + 昇降式螢幕
將麥克風完美整合進天花板的裝潢中,讓桌面保持絕對的整潔。螢幕在不使用時可自動收納進特製的傢俱中,讓空間回歸純粹的會議或洽談功能,體現極致的空間美學。
環控整合
自動化環控系統 (如 Crestron)
將會議室的影音設備、燈光、電動窗簾、空調等所有環境因子,全部整合到一個客製化的觸控面板中。實現**「一鍵開會」**或「決策模式」等情境控制,提供極致的便利與尊榮感。
顯示
21:9 超寬幅 LED 牆
為了實現真正的**「會議平權 (Meeting Equity)」**。這種寬幅螢幕能完美呈現 Microsoft Teams 的 Front Row 版面,將遠端與會者影像以真人大小排列在底部,讓視線自然交會,使他們感覺是「同桌」的參與者,而非旁觀者,從而促進更包容、更高品質的決策。
高階董事會議室的規劃是**「科技與空間美學的極致融合,旨在服務最高效的決策過程」**。
--------------------------------------------------------------------------------
這張表格能幫助您快速回顧和比較四種情境的關鍵差異,鞏固今天的學習成果。
會議室類型
核心目標
關鍵挑戰
魏贊科技解決方案焦點
小型討論間
敏捷溝通,快速啟動
空間小,操作需簡便
一體化設備,極簡佈線
中型會議室
多功能,兼顧正式與協作
影音品質與內容分享的穩定性
AI 智慧運鏡,專業無線投影
大型培訓教室
知識傳遞,雙向互動
聲音覆蓋廣,講者移動追蹤
多鏡頭系統,分區收擴音,智慧錄播
高階董事會議室
高效決策,尊榮體驗
科技與美學的融合,絕對穩定
隱藏式設計,全環境自動化控制
我們希望這份指南能讓您明白,成功的會議室規劃,始於對「人」與「使用行為」的深刻理解,而非僅僅是設備規格的堆砌。科技應是促進人類溝通的無形助力,而非操作上的負擔。
魏贊科技的價值不僅在於提供頂尖設備,更在於成為您全方位的「空間顧問」。我們的服務流程涵蓋售前場勘、方案設計、產品安裝、售後維護,確保您的投資能真正轉化為團隊的生產力。讓我們從一場深入的需求訪談開始,共同擘劃您的理想會議體驗。
業務洽詢: sales@wejun.tw
連絡電話: 02-25528000 #1
您是否曾經歷過這樣的場景:公司斥資數十萬,採購了業界最頂尖的視訊會議攝影機與麥克風,但遠在天邊的同事或客戶,卻依然在會議中頻頻抱怨「喂?聽不清楚,聲音糊糊的」、「你的臉怎麼黑漆漆的,看不清楚表情」?
這是一個非常普遍的痛點。許多人直覺地將問題歸咎於設備本身,但事實上,成功的視訊會議體驗,其關鍵往往不在於設備有多昂貴,而在於承載這些設備的「物理環境」。一個未經聲學處理的會議室,就像一間充滿迴音的浴室,就算給帕華洛帝一支頂級麥克風,他也只能唱出模糊不清的詠嘆調。聲音的物理特性,凌駕於任何昂貴的電子設備之上。
正如業界一句至理名言所說的:「在視訊會議中,聽得清楚遠比看得清楚重要。」
本文將為所有負責會議室建置的專案經理、IT人員,甚至是室內設計師,提供一套跨領域的共通語言與專業人士的設計藍圖。讓我們一起揭開成功會議體驗背後三大幕後功臣——聲學、光學與網路的神秘面紗,學習如何從「購買設備」的思維,進化到「經營環境」的層次。
--------------------------------------------------------------------------------
在規劃會議室時,人們的目光常被高解析度的螢幕和智慧攝影機所吸引,但專業顧問最先關注的,永遠是「聲音」。原因很簡單:
不良音訊會直接增加大腦的認知負擔。當我們聽不清楚對方說話時,大腦需要耗費更多精力去「猜測」和「補全」遺失的資訊,這會讓人迅速感到疲憊,會議效率大打折扣。
不良視訊尚可透過聲音彌補。即使畫面稍微模糊或卡頓,只要聲音是清晰流暢的,會議的主軸依然可以順利進行。反之,一旦聲音充滿回音、斷斷續續,即使擁有4K超高畫質,整場會議也將瀕臨崩潰。
這個觀點不僅是經驗之談,更有數據支持。根據業界統計,在所有視訊會議的故障報修案件中,音訊問題(如回音、斷字、背景噪音)佔了總數的 70% 以上。這項驚人的數據告訴我們一個殘酷卻重要的事實:聲音是會議品質中最關鍵,也最脆弱的一環。
因此,我們可以得出一個黃金法則:
解決了聲音問題,就解決了70%的會議體驗問題。
接下來,我們將深入探討如何運用科學方法,解決會議室中最棘手的聲音問題——迴音。
--------------------------------------------------------------------------------
想像一下,您走進一間空無一物的毛胚屋,用力拍一下手,掌聲會在空間中迴盪許久才完全消失。這個「聲音消失所需的時間」,就是聲學領域一個極其重要的指標——RT60(Reverberation Time, 混響時間)。
在一個充滿堅硬表面的空間裡,例如大面積的玻璃窗、水泥牆或石材地板,這些表面就像一面面「聲音的鏡子」。當您說話時,聲音會被這些鏡子不斷地來回反射,導致直接說出的聲音與無數個延遲的反射聲疊加在一起,最終形成模糊不清的「迴音」。
專業定義:RT60 的科學定義是「聲音停止後,聲能衰減 60 分貝(dB)所需的時間」。
危害:如果一個會議室的 RT60 時間過長,麥克風收錄到的就會是混雜了直接說話聲和多次反射聲的模糊音訊。這是一種物理性回音,無論您使用多麼昂貴的麥克風,都無法將其徹底消除。
那麼,一個理想的視訊會議室,RT60 應該是多少呢?這是專業顧問用來打造完美體驗的藍圖數字:根據國際標準與業界最佳實踐,視訊會議室的 RT60 應嚴格控制在 0.3 秒至 0.5 秒 之間。這是一個能確保語音清晰度的黃金區間。
我們可以透過下表來比較不同空間的聲學特性差異:
空間類型
建議 RT60 時間(秒)
對會議的影響(白話說明)
視訊會議室 (優化)
0.3s - 0.5s
黃金標準:語音清晰,吐字乾淨,遠端聽感極佳。
一般會議室
0.7s
尚可:聲音略有迴盪感,長時間會議可能造成聽覺疲勞。
多功能禮堂
1.7s
災難等級:每個字音的尾音都與下個字的開頭疊加,語音清晰度徹底崩潰,遠端與會者完全無法理解內容。
如果您的會議室 RT60 測量值超標(例如大於 0.8 秒),就必須進行聲學改善。以下是三種最有效的具體方法:
增加吸音材料:在牆面加裝專業的「吸音板」,或在玻璃牆掛上厚重的窗簾。它們的原理就像海綿吸水一樣,能有效吸收多餘的聲能,減少聲音反射。
鋪設地毯:相較於會強烈反射聲音的石材或磁磚地板,地毯是極佳的吸音材料,能顯著改善空間的聲學特性。
考慮與會者人數:一個有趣但常被忽略的事實是,「人體」本身就是一個很好的吸音體。因此,一個坐滿人的會議室,其聲學條件會比空無一人時好得多。在規劃時也需將此變因納入考量。
處理好聲音,我們就成功了一大半。接下來,讓我們把焦點轉向視覺體驗。
--------------------------------------------------------------------------------
專業的視訊畫面,關鍵在於「光的品質」而非「光的數量」。在光學領域,我們使用「照度 (Illuminance)」來衡量光線的亮度,其單位是 Lux(勒克斯)。您可以簡單地把它理解為光線世界的「攝氏度」。
為了讓遠端同事能清晰看見您的表情細節,而不是一團模糊的黑影,專業的視訊照明有兩個關鍵目標,這也是專業人士的佈光藍圖:
人臉垂直照度 (目標 200-300 Lux)
目的:確保攝影機能夠捕捉到足夠的光線,清晰呈現與會者的五官與表情變化,這對於建立信任感與有效溝通至關重要。
背景牆面照度 (目標 100-150 Lux)
目的:讓背景的亮度略低於人臉,可以自然地創造出景深感,使人物主體從畫面中突顯出來,看起來更具專業感與立體感,同時也能避免背景過亮導致的過曝問題。
許多辦公室最常見的照明佈局,就是天花板上一排排的筒燈。然而,這正是視訊會議的頭號殺手。
最常見的錯誤:避免頂光 (Downlight)
從頭頂正上方打下來的光線,會在人的眼窩、鼻子和下巴下方造成非常難看的深色陰影,俗稱「熊貓眼」。這會讓人看起來氣色極差,且無法看清眼神交流。
專業解決方案:簡化的「三點佈光原則」
這是源自專業攝影的基礎佈光法,我們可以將其概念簡化應用於會議室,核心是使用更柔和、更具方向性的光源來取代刺眼的頂光:
主光:斜前方的主要光源,照亮臉部,讓你看起來有精神。
補光:另一側的輔助光源,消除主光造成的陰 new shadow,讓臉部輪廓更柔和。
輪廓光(或背景光):從後方打亮,將你的人物從背景中分離出來,創造立體感。
最後的提醒:色溫一致性
請確保會議室內所有燈具的「色溫」保持統一。建議使用 4000K 的自然光。如果室內同時存在偏黃的燈光和偏白的燈光,會讓攝影機的白平衡系統發生混亂,導致拍攝出的畫面顏色偏藍或偏黃,非常不專業。
記住,攝影機看到的,就是您呈現給世界的專業形象。光線,就是您無聲的形象設計師。
--------------------------------------------------------------------------------
聲音和畫面都完美了,但如果網路不穩定,一切努力都將白費。視訊會議的影音封包對延遲和丟失極度敏感。
您可以將公司的網路想像成一條繁忙的高速公路。一般員工上網、收發郵件、下載檔案,就像是路上的私家車和貨車;而視訊會議的即時影音封包,則像是分秒必爭的救護車。如果讓救護車和所有車輛都擠在同一條路上,一旦遇到交通尖峰時刻,救護車就必然會被堵在路上,導致遠端看到的就是卡頓、延遲的畫面。
為了避免這種「網路塞車」,專業的IT規劃會採用以下兩種技術,為會議影音封包建立一條暢行無阻的 VIP 專用道。
技術名稱
比喻說明
核心目的
VLAN (虛擬區域網路)
在高速公路上劃出一個「公車專用道」,將視訊設備與其他辦公電腦的網路流量從邏輯上隔離開來。
根據專業建議,視訊會議(AV)設備應使用獨立的 VLAN,這樣它們的傳輸就不會被辦公區電腦大量的下載或瀏覽行為所干擾。
QoS (服務品質)
賦予「救護車」(影音封包)優先通行權。交管單位(網路交換器)看到貼有特殊標籤的車輛,就會讓它優先通過,即使在壅塞時段也暢行無阻。
這項技術透過為封包貼上『優先』標籤(例如 Microsoft Teams 音訊封包的 DSCP 46 標籤)來實現。網路交換器會識別這些標籤,確保影音數據優先傳送,就像交管人員看到救護車的標誌就立刻清空道路一樣。
最後,無論 Wi-Fi 技術如何進步,為了追求極致的穩定性,專業會議室的建置有一條不容妥協的鐵律:「強制要求視訊會議主機使用有線網路連接,嚴禁僅依賴 Wi-Fi。」在專業領域,穩定性永遠壓倒便利性。Wi-Fi 適合訪客,但會議的核心命脈必須交給有線網路。
--------------------------------------------------------------------------------
回顧全文,我們可以清晰地看到,一場成功的遠端會議,其背後是由聲學、光學與網路這三大支柱共同支撐的系統工程。完美的聲學讓溝通無礙,但若光學不佳,臉部表情的細微之處盡失,情感連結便會斷裂。即便聲光俱佳,不穩定的網路也會將一場流暢的對話切割成斷斷續續的數位噪音。這三者並非獨立選項,而是相輔相成的系統工程。
我們必須牢記,物理環境對數位體驗有著決定性的影響。請再次默念這句話:「不改善聲學環境,再貴的麥克風也無法消除物理回音。」這條準則同樣適用於光學與網路。
希望透過本文的解析,能幫助您在未來規劃或改善會議空間時,建立一個更全面的框架。將您的思維從單純的「我該買什麼設備?」,提升到「我該如何為這些設備創造一個能發揮其最大價值的優質會議環境?」。當您能從這三個面向出發,向專業的整合廠商提出正確的問題時,您就已經踏上了打造完美會議體驗的成功之路。
在觸碰任何測量工具之前,首要任務是釐清客戶的真實需求。這決定了後續場勘的重點與設備選型的方向。根據 AVIXA 標準與業界最佳實踐,我們需在場勘前確認以下關鍵參數:
平台策略 (Platform Strategy):客戶是以 Microsoft Teams、Zoom、Google Meet 為主,還是需要高度彈性的 BYOD (Bring Your Own Device) 模式?或是需要同時支援特定平台與 BYOD 的混合模式?這直接影響到控制面板 (Touch Console) 的佈線需求及對 USB Passthrough 功能的檢核 1。
房間功能與互動模式:該空間是作為決策用的高階戰情室 (Boardroom)、創意發想的協作室 (Huddle Room),還是單向輸出的培訓教室 (Training Room)?協作型空間可能需要配備觸控螢幕 (Interactive Display) 或電子白板,這將對螢幕安裝高度與觀看距離產生特殊要求 5。
與會人數與密度:需區分「日常平均使用人數」與「最大容納人數」。過高的人員密度會顯著改變房間的聲學特性(人體是吸音體)及二氧化碳濃度,進而影響空調噪音與散熱需求。
家具配置 (Furniture Layout):會議桌的形狀(U型、圓形、長條形、舟形)直接決定了麥克風的收音範圍設計與攝影機的取景角度。例如,U型桌可能需要多顆麥克風級聯 (Daisy Chain) 才能覆蓋,而長條桌則需考量桌下線槽的連續性 6。
根據魏贊科技的內部研究報告與標準作業程序(SOP)文件,這份SOP旨在將會議室規劃從單純的設備銷售轉型為專業的空間顧問服務。以下為其核心目標與詳細執行流程的整理:
這套SOP的設計是為了應對混合辦公時代的需求,主要達成以下四大目標:
需求精準化:透過結構化的訪談,將客戶模糊的描述(如「好用」、「清楚」)轉化為具體的技術指標,例如混響時間(RT60)、照度(Lux)與頻寬(Mbps),,。
風險最小化:在設計初期即識別潛在的環境限制(如管線路徑、聲學缺陷、防火牆阻擋),以降低施工階段變更設計(Change Order)的成本,,。
系統整合化:確保視訊、音訊、環控等「七大子系統」之間無縫協作,避免形成資訊孤島,,。
品牌價值最大化:透過專業顧問服務,強化魏贊科技作為「視訊協作會議專家」的市場定位,,。
SOP的執行流程依序分為專案啟動、需求訪談、技術稽核與方案定義四個階段:
1. 專案啟動與識別 (Pre-Engagement)
在正式訪談前,需先釐清專案屬性與關鍵人物:
定義專案類型:區分為「新建工程」(需早期介入與設計師協調空間預留)與「改善工程」(需盤點既有線路與裝修限制),,。
利害關係人分析:針對不同對象採用不同策略。例如對IT管理者強調資安與遠端管理;對總務強調美觀與耐用;對使用者關注操作簡便性;對高層決策者展示ROI與企業形象,,。
2. 需求訪談標準作業 (The Needs Assessment Interview)
訪談過程依循五大邏輯階段進行,以確保資訊完整:
第一階段:空間物理條件
測量長寬高(天花板高度決定鏡頭與麥克風選型),,。
確認桌型配置(U型桌、長桌)與材質(玻璃、地毯等聲學反射特性),,。
第二階段:使用行為與軟體
確認主要會議平台(Teams, Zoom, Google Meet)及是否需要跨平台或BYOD功能,,。
確認協作模式(是以簡報為主還是互動討論為主),,。
第三階段:視訊與光學
攝影機選型:根據房間深度選擇廣角(Huddle Room)或光學變焦PTZ鏡頭(長型會議室),並確認是否需要AI追蹤功能,,。
顯示規劃:依據AVIXA DISCAS標準計算螢幕尺寸與安裝高度,,。
第四階段:音訊架構
麥克風部署:高階會議室優先採用天花板陣列麥克風(美觀衛生),預算有限則選用桌面麥克風,,。
擴音策略:大型空間需考量分區擴音(Mix-Minus)或本地擴聲(Voice Lift),,。
第五階段:網路與環控
建議AV設備使用獨立VLAN與QoS設定,,。
定義環控情境(如「簡報模式」、「會議模式」、「離場模式」),,。
3. 技術環境稽核 (Technical Site Survey Audit)
除了口頭訪談,SOP強制要求工程師攜帶儀器進行數據測量:
聲學稽核:測量混響時間(RT60應控制在0.3-0.5秒)與背景噪音(低於NC-30),,。
光學稽核:檢查人臉垂直照度(目標200-300 Lux)與色溫一致性,,。
電力與網路:檢查接地電阻、專用迴路,並提供防火牆開通申請表給客戶IT部門,,。
4. 情境定義與文件產出 (Scenario Mapping & Deliverables)
最後,將收集的資訊映射至標準化情境(如小型Huddle Room、中型會議室、大型培訓教室、高階董事會議室)並產出以下文件,,:
會議室需求規格書,,。
現場勘查報告(含RT60、照度數據),,。
設備建議清單 (BOM),,。
基礎設施需求表(開孔尺寸、電力點位圖),,。
這份作業程序的核心精神在於將視聽整合商的角色從「設備推銷員」轉變為「空間醫生」。
就像醫生在開藥(推薦設備)之前,必須先進行詳細的問診(需求訪談)和儀器檢查(技術稽核 RT60/Lux 測量),診斷出病灶(空間聲學缺陷或網路限制),最後才能開出精準的處方籤(系統解決方案),確保藥到病除(解決通訊痛點)。
在後疫情時代,企業運作模式已發生根本性的變革,混合辦公(Hybrid Work)從一種應急措施轉變為全球企業的常態營運模式。會議室不再僅是實體空間的聚會場所,而是數位與實體世界交匯的樞紐(Digital-Physical Nexus)。對於深耕台灣視訊協作領域多年的魏贊科技(Wei Zan Technology)而言,這不僅是市場需求的擴大,更是對專業服務深度的挑戰。如何協助企業客戶在紛雜的技術規格與模糊的使用需求中,梳理出一套既符合當下協作需求,又能適應未來 AI 發展的會議室解決方案,成為了專案成敗的關鍵。
本研究報告旨在為魏贊科技的專案團隊、售前顧問(Pre-sales Consultants)及系統架構師(System Architects)建立一套詳盡、具備高度可執行性與標準化的「需求訪談與情境定義標準作業流程(SOP)」。本流程特別針對「新建工程」(New Construction)與「改善工程」(Renovation/Retrofit)兩大專案類型進行差異化設計,並將魏贊科技所定義的「七大會議室規劃系統」深度融合於訪談邏輯中。
透過本 SOP 的實施,我們預期能達成以下戰略目標:
需求精準化: 透過結構化的訪談腳本,將客戶模糊的「好用」、「清楚」轉化為具體的技術指標(如 RT60 混響時間、Lux 照度、Mbps 頻寬)。
風險最小化: 在設計初期即識別潛在的環境限制(如管線路徑、聲學缺陷、網路防火牆阻擋),大幅降低施工階段的變更設計(Change Order)成本。
系統整合化: 確保視訊、音訊、環控等七大子系統之間的無縫協作,避免資訊孤島。
品牌價值最大化: 透過專業的顧問式服務,強化魏贊科技作為「視訊協作會議專家」的市場定位。
在進入具體的需求訪談流程之前,必須先對魏贊科技所構建的解決方案生態系有深刻的理解。這七大系統並非獨立存在,而是相互依存,共同構成了一個高效能的會議環境。訪談者的核心任務,即是診斷客戶在各個子系統中的需求缺口,並提供對應的整合方案。
依據魏贊科技的官方定義與代理產品線 1,七大系統涵蓋了從會議預約到內容歸檔的全生命週期:
2.1.1 會議室預約系統 (Meeting Room Booking System)
這是會議體驗的入口。傳統的紙本登記或 Excel 管理已無法滿足現代企業的高頻率使用需求。
核心價值: 消除會議室衝突(Double Booking)、釋放「幽靈會議」(預約卻未出席)的空間資源、提供使用率數據分析。
關鍵品牌: Ones, Evoko, Yealink RoomPanel。
訪談切入點: 企業目前的行事曆平台是 Microsoft 365 (Exchange)、Google Workspace 還是地端 Lotus Notes?是否需要門禁連動功能(刷卡才開門)?
2.1.2 視訊會議系統 (Video Conferencing System)
這是混合辦公的心臟。從傳統的 H.323/SIP 硬體終端到現代的軟體定義會議室(Software-Defined Meeting Rooms)。
核心價值: 提供面對面般的溝通體驗,消除距離隔閡。
關鍵品牌: Yealink (MVC/A-Series), Logitech, Poly, Cisco, AVer。
訪談切入點: 企業是「單一平台主義」(如全公司只用 Teams)還是「多平台混用」(需要加入 Zoom, Webex, Google Meet)?是否需要 BYOD 功能?
2.1.3 投影機商顯電子白板系統 (Projector, Commercial Display & Interactive Whiteboard)
視覺資訊的載體。顯示技術的選擇直接影響資訊傳遞的清晰度。
核心價值: 清晰呈現數據、圖表與遠端參與者的面部表情。
關鍵品牌: Epson, Samsung, MaxHub, IPEVO, eGlass。
訪談切入點: 房間深度決定螢幕尺寸(DISCAS 標準)。是否有互動觸控協作的需求(電子白板)?是否需要 21:9 超寬螢幕以支援 Microsoft Teams Front Row 版面?
2.1.4 分佈式矩陣及環控系統 (Distributed Matrix & Environmental Control)
大腦與神經系統。將複雜的設備操作簡化為直覺的一鍵控制。
核心價值: 降低操作門檻,實現「無痛開會」。整合燈光、窗簾、空調與 AV 設備。
關鍵品牌: Crestron, ATEN, Husion。
訪談切入點: 是否有大量的訊號源切換需求?是否需要依據場景(如簡報模式、視訊模式)自動調整環境設備?
2.1.5 會議麥克風及擴音系統 (Microphone & Audio Reinforcement)
會議品質的基石。在視訊會議中,「聽得清楚」遠比「看得清楚」重要。
核心價值: 確保每個角落的發言都能被清晰收錄,且遠端聲音能無失真還原。
關鍵品牌: Shure (MXA 系列), Televic, Yamaha, Nureva, Sennheiser。
訪談切入點: 桌面是否允許開孔(桌麥 vs 吊麥)?是否有演講與討論混合的場景(需分區擴音)?
2.1.6 無線投影伺服器 (Wireless Presentation System)
去線纜化的最後一哩路。
核心價值: 實現 BYOD 的便捷性,無需轉接頭即可分享內容。
關鍵品牌: Barco ClickShare, ScreenBeam, AVA。
訪談切入點: 企業資安政策是否允許使用 USB 發射器(Dongle)?是否需要支援 AirPlay/Miracast 原生投屏?
2.1.7 智慧錄播解決系統 (Smart Recording & Broadcasting)
知識資產的保存機制。
核心價值: 記錄培訓內容、法務存證、企業全體大會直播。
關鍵品牌: Lumens, BXB。
訪談切入點: 是否需要自動追蹤講師?錄製檔案的存放位置(NAS/雲端/LMS)?
成功的需求訪談始於對「人」與「專案屬性」的精確識別。視聽(AV)專案本質上是一個跨領域的整合工程,涉及 IT、總務、室內設計(ID)及機電(MEP)等多方利益。
SOP 的第一步是明確界定專案類型,因為兩者的作業邏輯截然不同。
3.1.1 新建工程 (New Construction / Greenfield)
定義: 建築物主體正在興建,或室內空間處於毛胚狀態,準備進行全新裝修。
魏贊角色: 必須在「設計階段」(Design Phase)早期介入。
關鍵任務:
與室內設計師協調 AV 設備的空間預留(如天花板深度、牆面補強)。
與機電工程師確認管線路徑(Conduit Routing)與電力迴路。
風險: 若介入太晚,可能導致管徑不足(HDMI 線穿不過去)或天花板無處安裝吊麥。
3.1.2 改善工程 (Renovation / Retrofit)
定義: 在既有的裝修基礎上,升級或更換 AV 系統。
魏贊角色: 需進行詳盡的「現況盤點」(As-Built Audit)。
關鍵任務:
測試既有線路(Cabling)的可用性(如舊的 Cat5e 能否跑 4K 訊號)。
克服現有裝修的限制(如無法重新配管,需改用無線方案或明管)。
風險: 拆除舊設備時發現線路圖與實際不符,或新舊設備介面不相容(類比轉數位問題)。
訪談不能只問單一窗口,必須構建全方位的視角:
利害關係人角色
關注焦點 (Key Concerns)
魏贊訪談策略重點
IT 管理者 (CIO/IT Manager)
資安、網路頻寬、設備維護、遠端管理、與現有 Microsoft/Zoom 授權的整合 3。
強調 Yealink/Logitech 設備的遠端管理平台 (YMCS/Sync)、網路安全性規範、防火牆設定要求。
總務/設施經理 (Facility Manager)
空間美觀、電力消耗、會議室預約管理、設備耐用度、維修時效 2。
展示無線化解決方案以維持空間整潔、介紹預約面板如何解決搶會議室問題。
終端使用者 (End Users)
操作簡單(一鍵入會)、影音清晰、連線穩定、BYOD 便利性 5。
詢問日常開會最常遇到的痛點(Pain Points),如「聽不清楚」、「接線很麻煩」。
高階決策者 (C-Level)
投資回報率 (ROI)、企業形象展示、會議私密性。
展示高階 Boardroom 案例,強調系統穩定性對決策效率的影響。
室內設計師 (Interior Designer)
設備外觀是否破壞設計風格、開孔尺寸、散熱需求。
提供詳細的設備圖紙(CAD/Revit),討論隱藏式安裝方案(如昇降螢幕、天花板陣列麥克風)。
本章節為 SOP 的核心,旨在提供一套結構化的訪談腳本與邏輯,確保資訊蒐集的完整性。
這部分通常結合現場勘查(Site Survey)進行。
SOP 檢核項目 4.1.1:幾何尺寸與佈局
長寬高數據: 精確測量房間的三維尺寸。天花板高度是決定投影機流明數與麥克風收音半徑的關鍵參數 6。
桌型配置:
長桌/船型桌: 適合一般會議,需注意桌面線槽位置。
U 型桌/教室型: 適合培訓,需考慮麥克風覆蓋範圍及攝影機追蹤路徑。
開放式 Huddle Space: 需考慮環境噪音干擾。
SOP 檢核項目 4.1.2:材質與聲學特徵
牆面材質: 玻璃、水泥、吸音板?玻璃過多將導致嚴重的迴音(Reverberation),影響視訊會議的語音清晰度 7。
地板材質: 地毯(吸音佳)或石材/磁磚(反射強)?
外部噪音源: 是否鄰近馬路、機房或茶水間?
SOP 檢核項目 4.2.1:會議軟體生態
主要平台 (Primary Platform): 詢問客戶:「90% 的會議使用哪個軟體?」(Microsoft Teams, Zoom, Webex, Google Meet) 1。
跨平台需求 (Interoperability): 是否經常需要與外部供應商開會(使用不同軟體)?
解決方案導引: 若以 Teams 為主但偶爾用 Zoom,魏贊應推薦支援 Direct Guest Join 的 MTR 系統(如 Yealink MVC 系列),或支援 BYOD Mode (USB Passthrough) 的設備 6。
SOP 檢核項目 4.2.2:協作模式
簡報分享頻率: 是以「說話」為主,還是以「看圖表/數據」為主?後者對螢幕解析度與尺寸要求更高。
互動需求: 是否需要在螢幕上書寫註記?是否需要將白板內容數位化傳送給遠端?
移動性需求: 設備是否需要推著跑?(如移動式視訊車)。
SOP 檢核項目 4.3.1:攝影機選型邏輯
視野覆蓋 (Field of View, FOV):
Huddle Room (深 < 3米): 必須使用超廣角鏡頭 (>120度) 以拍到桌邊的人(如 Yealink A10, Poly Studio X30)6。
長型會議室 (深 > 5米): 必須使用光學變焦 (PTZ) 鏡頭(12x 以上),才能看清後排與會者的臉部表情(如 Yealink UVC86)6。
AI 智能功能需求:
Auto-Framing (自動取景): 隨人數自動調整畫面大小,適合一般討論。
Speaker Tracking (發言者追蹤): 鏡頭自動特寫正在說話的人,適合演講或培訓 6。
Multi-Stream/Smart Gallery: 將長桌旁的每個人分割成獨立小方格,實現「會議平權」(Meeting Equity)。
SOP 檢核項目 4.3.2:顯示設備規劃
依據 AVIXA DISCAS (Display Image Size for 2D Content in Audiovisual Systems) 標準進行科學化計算 11:
基本決策觀看 (Basic Decision Making): 觀看距離 ÷ 6 = 最小螢幕高度。
分析決策觀看 (Analytical Decision Making): 觀看距離 ÷ 4 = 最小螢幕高度(適用於看 Excel、CAD 圖)。
安裝高度: 螢幕下緣應距地 120cm 以上,避免被前排人員遮擋。
這是魏贊科技最能展現專業差異化的領域。
SOP 檢核項目 4.4.1:麥克風佈署
天花板陣列麥克風 (Ceiling Array):
適用情境: 高階會議室,要求桌面整潔無變,且天花板高度適中 (< 3.5m) 6。
優勢: 隱形、覆蓋均勻、無接觸(衛生)。
品牌範例: Shure MXA920, Yealink CM50。
桌面麥克風 (Tabletop):
適用情境: 預算有限,或天花板過高/過吵。
優勢: 離發話者近,訊噪比(SNR)佳。
風險: 易收錄敲桌子、翻紙張的噪音。
SOP 檢核項目 4.4.2:擴音與分區
Voice Lift (本地擴聲): 在大型會議室中,是否需要讓後排的人聽清楚前排人的聲音?這需要精密的 DSP 調整以防止迴授(Feedback)。
分區擴音 (Mix-Minus): 確保演講者的聲音不會回傳到自己頭頂的喇叭,造成干擾。
SOP 檢核項目 4.5.1:網路環境
專用 VLAN: 建議 AV 設備使用獨立 VLAN,與公司內網(Guest/Corp)隔離。
頻寬預留: 每一路 1080p 視訊建議預留 4-6 Mbps 上下行頻寬 3。
QoS 設定: 確認交換器是否支援 DSCP 標記(Teams Audio: 46, Video: 34),以確保封包優先傳送 13。
SOP 檢核項目 4.5.2:環控邏輯
情境定義: 訪談客戶需要的「一鍵模式」:
簡報模式: 投影機開、螢幕降、燈光調暗 50%、窗簾關閉。
會議模式: 燈光全亮、顯示器開、麥克風解靜音。
離場模式: 全系統關閉、燈光延遲 30秒關閉。
除了口頭訪談,魏贊科技的 SOP 強制要求工程師攜帶儀器進行現場數據測量。這是區分「專業整合商」與「一般賣家」的分水嶺。
視訊會議中,音訊問題(回音、斷字、噪音)佔總體故障報修的 70% 以上 5。
5.1.1 混響時間 (RT60) 測量
定義: 聲音停止後,聲能衰減 60dB 所需的時間。
標準值: 依據國際標準,視訊會議室的 RT60 應控制在 0.3秒 至 0.5秒 之間(頻率 500Hz - 4kHz)7。
測量方法: 使用聲級計或專業 APP 進行脈衝測試。
改善建議: 若 RT60 > 0.8s,必須建議客戶安裝吸音材料(吸音板、厚窗簾、地毯)。魏贊需明確告知客戶:「不改善聲學環境,再貴的麥克風也無法消除物理回音」。
5.1.2 背景噪音 (Noise Criteria, NC)
標準值: 會議室背景噪音應低於 NC-30 或 40 dBA 17。
常見元兇: 空調出風口(HVAC Noise)、投影機風扇聲、鄰街交通噪音。
處理對策: 建議機電廠商更換低流速風口(Low-velocity diffusers)或加裝消音箱 17。
良好的照明是確保視訊畫面「專業感」的前提。
照度 (Illuminance):
人臉垂直照度: 目標 200-300 Lux (20-30 fc)。這是為了確保對方能看清表情細節 18。
背景牆面照度: 目標 100-150 Lux。背景應略暗於主體,創造景深感,且避免過曝。
顯示器表面照度: 應 < 20 fc,避免反光白霧。
佈光策略:
避免頂光 (Downlight): 頭頂正上方的筒燈會造成眼窩與鼻子下方的深陰影(熊貓眼)。
三點佈光原則: 建議使用間接照明或漫射光,從前方 45度角投射 19。
色溫一致性: 全室光源色溫應統一(建議 4000K 自然光),避免攝影機白平衡混亂 10。
音訊系統的底噪(Buzz/Hum)往往來自電源污染。
專用迴路 (Dedicated Circuit): AV 系統(尤其是擴大機、DSP、Codec)應使用獨立的電源迴路,嚴禁與電冰箱、碎紙機、影印機共用,以免馬達啟動時產生突波干擾 21。
接地電阻: 檢查接地是否良好(通常要求 < 10歐姆,精密設備 < 2歐姆)。
隔離變壓器 (Isolation Transformer): 在高階音響工程中,若電源雜訊過大,魏贊應建議加裝隔離變壓器以實現電氣隔離(Galvanic Isolation),徹底消除接地迴路噪音(Ground Loop Noise)22。
視訊會議對網路封包極度敏感。SOP 需包含一份「防火牆開通申請表」給客戶 IT 部門。
Zoom Rooms 需求 25:
TCP: 80, 443
UDP: 3478, 3479, 8801 (影音傳輸核心)
Microsoft Teams Rooms 需求 4:
TCP: 80, 443
UDP: 3478-3481
IP 白名單:需放行 Microsoft 365 相關 IP 段(建議 bypass Proxy)。
連接方式: 強制要求 MTR 主機與環控主機使用 有線網路 (Wired Cat.6),嚴禁僅依賴 Wi-Fi,以確保穩定性。
完成訪談與稽核後,魏贊團隊需將收集到的資訊轉化為具體的系統配置。以下定義四種標準化情境及其對應的魏贊解決方案矩陣。
需求特徵: 空間小 (< 15平方米),隨興討論,BYOD 為主。
魏贊配置建議:
視訊: Yealink MeetingBar A10 或 Poly Studio X30。一體式 Soundbar 設計,安裝於螢幕下方,極簡佈線 6。
音訊: 利用 Bar 內建麥克風陣列(收音距離約 3-4米)。
控制: 搭配 CTP18 觸控面板,操作 Teams/Zoom 介面。
顯示: 55-65吋 4K 商用顯示器。
需求特徵: 最常見的會議室類型,需兼顧正式會議與小組協作。
魏贊配置建議:
視訊: Yealink MeetingBar A40 或 Logitech Rally Bar。具備雙鏡頭系統(廣角+長焦),支援 AI 畫中畫與語者追蹤 6。
音訊: 視桌型而定,可延伸 1-2 顆無線擴充麥克風 (Yealink VCM36-W) 或採用 Shure MXA310 桌面矩陣麥克風。
無線投影: 整合 Barco ClickShare CX-30,支援無線視訊會議功能(將房間攝影機訊號無線回傳至筆電)。
需求特徵: 空間大,座位變動彈性,講者會走動,需雙向互動與錄影。
魏贊配置建議:
視訊: Yealink MVC S90 多鏡頭系統。前後各設一台 PTZ 攝影機(UVC86),一台拍講師,一台拍學員 6。
音訊: Shure MXA920 天花板陣列麥克風(覆蓋全場問答) + Shure ULX-D 無線領夾/手持麥克風(講師專用)。需導入 DSP (QSC Core 110f) 處理分區擴音 30。
顯示: 雙投影機或 100吋以上 LED 拼接牆。
錄播: Lumens LC200 智慧錄播主機,自動導播切換講師特寫與簡報畫面 1。
需求特徵: 極致的尊榮感、隱密性、穩定性與美學要求。
魏贊配置建議:
隱藏式科技: 昇降式螢幕、隱藏於天花板的 Shure MXA920 麥克風(無桌面設備干擾)30。
環控整合: Crestron 自動化系統。依據會議狀態自動調整燈光氛圍(如「決策模式」、「休閒模式」)31。
顯示: 21:9 超寬幅 LED 牆,完美呈現 Microsoft Teams Front Row 版面,將遠端與會者頭像排列於底部,視線水平對齊 1。
為確保工程實施的準確性,SOP 要求繪製詳細的系統拓樸圖。
作為 SOP 的輸出,魏贊專案團隊應在訪談結束後交付以下文件:
會議室需求規格書 (Requirement Specification): 詳列所有訪談確認的功能指標。
現場勘查報告 (Site Survey Report): 包含 RT60 測量值、照度數據、網路測試結果及現場照片。
設備建議清單 (BOM - Bill of Materials): 詳列魏贊代理之設備型號、數量與規格。
基礎設施需求表 (Infrastructure Requirements): 給 ID 的開孔尺寸圖、給 M&E 的電力與網路點位圖。
透過本「需求訪談與情境定義 SOP」的嚴格執行,魏贊科技將能夠在專案的最前端即建立起專業壁壘。這不僅是一套操作手冊,更是魏贊科技轉型為「全方位空間解決方案顧問」的戰略工具。
在新建案中,我們是設計師的技術夥伴,確保科技與美學的共存;在改善案中,我們是問題的診斷醫,用數據與經驗解決客戶的痛點。面對未來 AI 技術在會議室的應用(如 Microsoft Copilot 的語音識別、智慧運鏡),對聲學與影像採集品質的要求將只增不減,而這正是魏贊科技透過本 SOP 所能建立的長期競爭優勢。
(本報告總結了魏贊科技在會議室整合領域的最佳實踐,融合了聲學、光學、網路及系統架構的專業知識,旨在為客戶打造次世代的協作環境。)
To Deep Think
如何進行 魏贊科技 需求訪談與情境定義 作業流程?
根據魏贊科技(Wejun Technology)的公開資訊與標準化解決方案架構,其「需求訪談」與「情境定義」的作業流程採用的是**「顧問式規劃(Consultative Planning)」模式。這套流程的核心不只是詢問「買什麼設備」,而是將客戶需求對應至魏贊定義的「七大核心系統」**。
以下為您整理的標準作業流程(SOP):
此階段目標是透過開放式提問,找出客戶現有的溝通障礙與期望,而非單純記錄硬體規格。
1. 確認專案屬性 (Project Profile)
建置類型:是「全新建置」(需配合裝潢、預埋管線)還是「舊有改善」(需相容既有設備、不動裝潢)?
主要平台:公司主力是 Teams, Zoom, Google Meet, Webex 還是 Cisco Webex?(這決定了是否需選用原生認證 MTR/ZR 系統)。
預算與時程:預計何時完工?預算範圍是標準型還是旗艦型?
2. 使用者行為訪談 (User Behavior)
操作習慣:
「使用者通常習慣帶自己的筆電開會 (BYOD),還是希望會議室有專用電腦一鍵加入?」
「是否需要無線投影,以減少換位置時拔插線的困擾?」
痛點挖掘:
視覺:「目前的會議中,是否常發生遠端看不清白板文字,或背光導致人臉全黑?」
聽覺:「多人同時講話時,遠端是否聽得清楚?是否有嚴重回音?」
管理:「IT 人員是否常需奔波各會議室排除連線問題?」
魏贊科技強調**「環境決定體驗」**,需透過場勘將抽象需求轉化為具體的物理限制參數。
1. 聲學環境 (Acoustics)
檢查點:牆面材質(玻璃/水泥)、地板材質(地毯/石材)、天花板高度。
判斷:若玻璃多、回音大 $\rightarrow$ 需定義為**「強降噪情境」**,規劃具備 AEC (回音消除) 的 DSP 處理器或天花板陣列麥克風 (如 Shure/Sennheiser)。
2. 光學環境 (Lighting)
檢查點:窗戶位置(是否有西曬/背光)、室內燈光是否直射螢幕。
判斷:若有背光 $\rightarrow$ 需定義為**「逆光補償情境」**,規劃具備 WDR (寬動態) 或 AI 補光功能的攝影機。
3. 空間與管線 (Space & Infra)
檢查點:長寬高尺寸、與會者座位分佈、地板出線盒位置、天花板維修孔。
判斷:若會議室縱深長 $\rightarrow$ 需定義為**「長焦追蹤情境」**,規劃光學變焦鏡頭與延伸麥克風。
將訪談(需求)與場勘(環境)的結果綜合後,依照魏贊科技的架構,將情境歸類至**「七大核心系統」**中進行規劃:
魏贊七大核心系統
情境定義檢查表 (Scenario Checklist)
對應解決方案範例
1. 會議室預約系統
是否有會議室搶佔衝突?需同步 Outlook/Google 日曆?
Evoko / Ones (門口亮燈顯示狀態)
2. 視訊會議系統
需要單機運作 (Appliance) 還是 USB 週邊模式?
Cisco / Poly / Logitech (依人數選型)
3. 顯示與互動系統
是單向簡報 (投影) 還是雙向協作 (觸控)?
Epson / Samsung / ViewSonic
4. 環控與矩陣系統
是否需要「一鍵開會」(整合燈光/窗簾/電源)?
Crestron / ATEN (自動化控制)
5. 麥克風與擴音
是否需要「桌面無麥克風」(美觀/吸頂) 或「演講追蹤」?
Shure / Yamaha (吸頂陣列麥克風)
6. 無線投影系統
是否追求「零接觸」(Contactless) 或多人同時投屏?
Barco / ScreenBeam (免安裝驅動)
7. 智慧錄播系統
內容是否需留存供教育訓練、法務存證?
Lumens / BXB (自動追蹤錄影)
1. 訪談 (Ask):確認平台、痛點、預算。
2. 場勘 (Look):確認聲、光、電、空間數據。
3. 定義 (Define):將需求「填入」七大系統模組中。
4. 提案 (Proposal):產出配置圖與報價單。
完成上述流程後,即可產出一份符合客戶實際情境的**「系統規劃建議書」**,這也是魏贊科技區別於一般設備銷售商的核心價值。