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會議室規劃服務流程：需求、場勘、設計與交付

會議室服務流程快速答案

會議室規劃通常包含哪些服務階段？

可依需求訪談、現場場勘、系統設計與安裝交付四階段推進。每個專案仍須依空間、平台、既有設備、網路與施工限制確認實際範圍、責任分工與交付文件。

開始規劃前需要準備哪些資訊？

建議先整理會議室平面或尺寸、人數與座位配置、主要視訊平台、既有顯示器與音視訊設備、網路與電力條件、施工時段、資訊安全規範及預算或採購限制。

會議室專案交付時應確認哪些項目？

交付前應依核定範圍確認設備與安裝、平台登入與入會、音訊、視訊、內容分享、控制操作、測試紀錄、使用說明、資產或設定清單，以及驗收與後續維護的責任界面。

魏贊科技-服務流程

關於魏贊科技（Wejun Technology）及其專業視訊會議解決方案的全面性概述，強調其全方位的服務流程。

服務分為售前諮詢與場勘、方案設計、產品安裝部署，以及售後維護支援四大階段，旨在為企業提供從需求分析到系統長期運營的一站式服務。
詳細介紹了魏贊科技如何依據客戶需求，提供高度客製化的專案解決方案（如大型多功能會議室）與標準化的產品解決方案（如Teams/Zoom協作空間）。
此外，也列出了魏贊科技所代理的多種頂尖品牌（如Cisco, Logitech, Shure等），以及其多層級的維護合約，以確保企業通訊系統的穩定性和業務連續性。

魏贊科技-IT&AV 你身邊的視訊協作會議專家
提供企業視訊協作會議室規劃、建置與技術支援。
協助規劃 Teams / Zoom / Google / Cisco Webex / Lifesize 小中大型會議室!!
企業客戶: 新建 / 改善
1.大型-多功能會議室規劃服務-專案解決方案
2.中/小型-協作會議室規劃服務-產品解決方案

一站服務: 1.售前場勘 2.方案設計 3.產品安裝 4.售後維護

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歡迎詢問魏贊科技 02-25528000*1 sales@wejun.tw

針對「新建」與「改善」採取不同的合作與執行策略

雖然核心流程相同，但針對兩種不同性質的案型，策略重心有所區隔：

• 針對「新建」會議室（跨領域協作策略）：

◦ 擴大合作對象：除了直接面對企業客戶，魏贊科技在新建案中積極與營造商、工程公司、弱電廠商以及室內設計師合作,。

◦ 早期介入規劃：透過與設計監造單位的配合，能夠在建築或裝修初期就將視訊會議需求納入規劃，避免後續重複施工。

• 針對「改善」會議室（診斷與升級策略）：

◦ 現狀診斷：強調對既有會議室的「場勘與測量」，確認現有設備的連接方式與安裝位置，以利新舊設備整合或替換。

◦ 標準化升級流程：建立如 Microsoft Teams Room 的場勘標準作業流程，從確認需求、現場測量到設計規劃，確保舊會議室能順利升級為現代化視訊協作空間。

售前諮詢與場勘（Pre-sales）：

◦ 需求訪談：深入了解企業的協作痛點、預算及現有設備狀況。

◦ 現場勘查：派遣工程師實地測量會議室尺寸與佈局，並評估網路配線、照明及音響環境等技術條件。針對改善型專案，這一步驟尤為關鍵，需記錄現有設備與佈局以進行優化。

方案設計（Design）：

◦ 客製化提案：根據場勘結果，選擇適合的攝影機、麥克風、顯示器及會議軟體平台（如 Teams/Zoom/Webex）。

◦ 環境整合：考量環境因素對視訊品質的影響，必要時納入遮光簾、吸音板或智慧環控系統建議，並出具系統架構圖。

產品安裝與部署（Installation）：

◦ SOP 施工：依照標準作業程序進行佈線與設備安裝，確保走線美觀與安全。

◦ 系統測試與驗收：進行軟硬體整合測試，確保影像與音訊品質，並邀請客戶進行現場驗收與操作演示。

售後維護與支援（Post-sales）：

◦ 教育訓練：為使用者與 IT 人員提供操作與維護培訓，並提供使用手冊。

◦ 多元支援管道：提供電話、Email、LINE 官方帳號等即時技術支援，並依合約提供定期巡檢與設備保固,。

為了精準滿足不同預算與功能需求，公司將服務對象與產品策略進行了分級,：

• 大型/多功能會議室：採取**「專案解決方案」**（Project Solution）。這類案件通常涉及複雜的系統整合，需要高度客製化的規劃服務。

• 中/小型協作會議室：採取**「產品解決方案」**（Product Solution）。針對這類標準需求，提供快速部署的套件與設備，強調效率與實用性。

服務流程

魏贊科技秉持「熱情、專業、創新」理念，提供從售前到售後的全方位服務流程，確保客戶在每個階段都能參與並獲得專業支持 46 47。服務流程涵蓋售前諮詢與場勘、方案設計、產品安裝部署，以及售後維護支援四大階段 48。以下將逐步說明各階段的內容及客戶參與要點：

1. 售前階段 – 諮詢與場勘：售前階段重點在於充分了解客戶需求並提供專業建議。

魏贊科技會指派經驗豐富的專案顧問與客戶進行需求訪談，深入了解企業的協作痛點、現有設備狀況與預算考量等。

接著安排現場會議室場勘 50：工程師實地測量會議室尺寸、佈局，評估網路配線、照明音響環境等技術條件。

透過這些前期工作，魏贊團隊能夠掌握專案關鍵需求，例如：需容納多少人？擬採用哪種視訊平台？是否需要與現有系統整合？

在售前階段末期，魏贊科技將彙整需求分析結果，初步規劃解決方案方向，並與客戶確認專案目標與範疇，為下一步方案設計奠定明確基礎。

2. 設計階段 – 客製方案提案：在深入理解客戶需求後，魏贊科技的技術團隊進入方案設計階段 51。

首先根據售前資訊，選擇適合的視訊會議軟硬體組合，包括攝影機、麥克風、擴音設備、顯示器以及所需的會議軟體平台（如 Teams/Zoom/Webex 等）。

團隊會出具系統架構圖和設備清單，確保各組件能無縫整合。

同時考慮會議室環境（如照明、擺設）對視訊品質的影響，必要時納入遮光簾、吸音板或智慧環控等建議。

魏贊科技隨後製作客製化提案書，內容包含解決方案說明、預期效益、專案時間表與預算報價等。

提案提交後，將與客戶召開評審會議進行講解與討論，針對客戶的反饋進行調整。

這一階段通常經過多輪溝通修正，以確保最終方案完全符合客戶的預期和要求。當客戶確認方案並簽署合作後，專案正式進入執行階段。

3. 安裝階段 – 部署與驗收：進入安裝部署階段，魏贊科技會指派專業的工程師團隊依照設計方案進行設備安裝與系統整合。

首先，根據事先協調的時間進場施工，包括佈線、安裝攝影機與顯示設備、配置會議控制主機等。過程中嚴格遵循標準作業程序（SOP），確保走線美觀、設備牢固、安全無誤。完成硬體安裝後，進行軟體系統的設定與測試：將會議室的攝影機、拾音器等接入指定的視訊平台帳戶，測試影像畫質、音訊清晰度和遠端連線穩定性。若客戶方案中包含特殊功能（例如會議錄影錄播、視訊會議預約系統、環境控制整合），工程師也會一併設定並測試。全部設備調試完畢後，魏贊科技會邀請客戶相關人員參與現場驗收 52。工程師現場演示整套系統的操作流程：從啟動會議、調整攝影機畫面、分享簡報到結束會議，讓客戶實地體驗並檢視功能是否符合預期。一旦發現任何問題或需要微調之處，團隊會立即修正。驗收通過後，客戶正式簽署驗收文件，代表專案交付完成。

4. 售後階段 – 維護與支援：專案交付後，魏贊科技提供持續的售後服務與技術支援，確保客戶的會議系統長期穩定運作 53 54。

首先是設備保固與定期保養：在保固期內，如硬體出現故障，魏贊科技將派員維修或更換；並可依合約安排每季或每半年的例行巡檢，檢測設備運行狀態、清潔鏡頭與音響，預防問題於未然。

其次是技術支援管道：客戶可透過電話、Email或LINE@等多種渠道尋求協助 55。

魏贊科技備有專人客服，在上班時間即時響應，針對使用疑問、故障排除提供指引；必要時也能遠端連線診斷或安排現場服務。

再次，售後階段還包括使用者培訓：在專案完成後，魏贊團隊通常會為客戶IT人員和會議室管理者提供操作培訓，熟悉設備使用方法及日常維護要領。

此外，魏贊科技不定期舉辦線上講座或客戶交流活動，分享最新視訊協作技巧與常見問題解答，讓客戶運用系統更加上手。透過上述完善的售後機制，魏贊科技與客戶建立長期夥伴關係，一旦客戶有新增需求（例如擴增更多會議室、導入新技術），也能及時提供升級方案，確保客戶的視訊協作環境隨著業務成長持續優化。

以上為魏贊科技標準服務流程的全面說明。

從售前的專業諮詢到售後的貼心維護，每個階段都強調與客戶緊密合作與資訊透明，確保系統最終交付時達到或超越客戶預期。這種以客戶為中心的服務模式，正是魏贊科技贏得眾多企業信賴的關鍵，也體現出了魏贊科技作為「你身邊的視訊協作會議專家」的專業價值。

會議室 - 新建

合作對象: 營造/工程/弱電
合作對象: 室內設計師
合作對象: 企業客戶

針對「新建」會議室（跨領域協作策略）：
- 擴大合作對象：除了直接面對企業客戶，魏贊科技在新建案中積極與營造商、工程公司、弱電廠商以及室內設計師合作,。
- 早期介入規劃：透過與設計監造單位的配合，能夠在建築或裝修初期就將視訊會議需求納入規劃，避免後續重複施工。

會議室規劃 - 改善

合作對象: 企業客戶

針對「改善」會議室（診斷與升級策略）：
- 現狀診斷：強調對既有會議室的「場勘與測量」，確認現有設備的連接方式與安裝位置，以利新舊設備整合或替換。
- 標準化升級流程：建立如 Microsoft Teams Room 的場勘標準作業流程，從確認需求、現場測量到設計規劃，確保舊會議室能順利升級為現代化視訊協作空間。

針對魏贊科技（Wejun Technology）在「新建」與「改善」會議室服務上的具體應對策略，該公司採取了一套系統化且具針對性的整合服務模式。這套策略不僅涵蓋了標準化的作業流程，還根據專案性質（新建或既有改善）與規模大小進行了客製化調整。

以下是該公司採取的具體應對策略：

1. 建立標準化的「一站式」全方位服務流程

無論是新建還是改善案，魏贊科技均採用一套嚴謹的四階段服務流程，以確保品質一致性。

售前諮詢與場勘（Pre-sales）：
- 需求訪談：深入了解企業的協作痛點、預算及現有設備狀況。
- 現場勘查：派遣工程師實地測量會議室尺寸與佈局，並評估網路配線、照明及音響環境等技術條件。針對改善型專案，這一步驟尤為關鍵，需記錄現有設備與佈局以進行優化。
方案設計（Design）：
- 客製化提案：根據場勘結果，選擇適合的攝影機、麥克風、顯示器及會議軟體平台（如 Teams/Zoom/Webex）。
- 環境整合：考量環境因素對視訊品質的影響，必要時納入遮光簾、吸音板或智慧環控系統建議，並出具系統架構圖。
產品安裝與部署（Installation）：
- SOP 施工：依照標準作業程序進行佈線與設備安裝，確保走線美觀與安全。
- 系統測試與驗收：進行軟硬體整合測試，確保影像與音訊品質，並邀請客戶進行現場驗收與操作演示。
售後維護與支援（Post-sales）：
- 教育訓練：為使用者與 IT 人員提供操作與維護培訓，並提供使用手冊。
- 多元支援管道：提供電話、Email、LINE 官方帳號等即時技術支援，並依合約提供定期巡檢與設備保固,。

2. 針對「新建」與「改善」採取不同的合作與執行策略

雖然核心流程相同，但針對兩種不同性質的案型，策略重心有所區隔：

針對「新建」會議室（跨領域協作策略）：
- 擴大合作對象：除了直接面對企業客戶，魏贊科技在新建案中積極與營造商、工程公司、弱電廠商以及室內設計師合作,。
- 早期介入規劃：透過與設計監造單位的配合，能夠在建築或裝修初期就將視訊會議需求納入規劃，避免後續重複施工。
針對「改善」會議室（診斷與升級策略）：
- 現狀診斷：強調對既有會議室的「場勘與測量」，確認現有設備的連接方式與安裝位置，以利新舊設備整合或替換。
- 標準化升級流程：建立如 Microsoft Teams Room 的場勘標準作業流程，從確認需求、現場測量到設計規劃，確保舊會議室能順利升級為現代化視訊協作空間。