會議室預約系統

會議室預約系統的規劃方式可分為以下幾個步驟：

1. 需求分析
會議室的使用頻率 / 會議室的數量和大小 / 會議室的設備配置 / 會議室的使用者的身份 / 會議室預約的流程 / 整合 M365 或 Google ?
2. 系統功能
會議室的查詢和預約 / 會議室的使用情況統計 / 會議室的設備管理 / 會議室的通知和提醒

3. 系統部署和維護
系統的安裝和配置 / 系統的數據備份 / 系統的故障排除

會議室預約系統的功能：

• 會議室查詢：使用者可以根據會議室名稱、大小、設備配置等條件查詢會議室。

• 會議室預約：使用者可以選擇會議室、日期、時間等信息預約會議室。

• 會議室使用情況統計：系統可以統計會議室的使用頻率、使用時長等信息。

• 會議室設備管理：系統可以管理會議室設備的數量、狀態等信息。

• 會議室通知和提醒：系統可以向使用者發送會議通知和提醒。

企業如何選擇合適的會議室預約系統? 

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會議室預約系統 - Offision (Ones) / Evoko / Crestron / ATEN/ Logitech  

魏贊科技 會議室預約系統

1. 前言：打造高效協作的未來辦公空間

在當今快速變化的商業環境中，企業的實體辦公空間不僅是工作的場所，更是激發創新與促進協作的核心樞紐。然而，許多企業正共同面臨著空間管理的挑戰：會議室資源預約衝突頻繁、尖峰時段一位難求，離峰時段卻閒置浪費，導致資源利用率不彰，無形中增加了營運成本並影響團隊效率。

導入智慧辦公管理系統，已不再是單純的行政工具升級，而是一項深具策略性的投資。它不僅能有效解決上述管理難題，更能從根本上優化員工的日常工作體驗，簡化協作流程，並將寶貴的人力從繁瑣的協調工作中釋放出來。

魏贊科技，作為提供先進協作解決方案的專業合作夥伴，深知您的挑戰。我們致力於透過領先的技術與顧問式的服務，協助您的企業打造一個更高效、更智能、更能靈活應對未來挑戰的工作環境。本提案將為您闡述一套完整的會議室預約暨智慧辦公解決方案，旨在最大化您的空間價值，並賦予團隊無縫的協作能力。

2. 我們的規劃方法：從深入理解您的需求開始

我們堅信，任何成功的技術導入，都源於對客戶獨特營運模式與策略目標的深刻理解。為此，魏贊科技採用顧問式的規劃方法，我們將與您的團隊緊密合作，確保最終交付的解決方案不僅功能強大，更能精準地解決您的核心痛點，並與現有工作流程無縫接軌。

在規劃階段，我們將引導您共同探討以下六個核心評估面向：

• 使用頻率與模式分析：深入了解各會議室的使用高峰與離峰時段、平均使用時長與常見會議類型，以數據驅動資源的優化分配。

• 空間資源盤點：全面盤點現有會議室的數量、大小、容納人數及地理位置，建立完整的數位化空間資產清冊。

• 設備資產配置：詳細記錄每間會議室配置的硬體設備（如視訊系統、投影機、白板等），並將其與預約系統關聯，方便使用者依需求搜尋。

• 使用者權限與身份：定義不同部門或職級的員工對於特定會議室的預約權限，確保高階主管或特殊用途的會議空間能被妥善管理。

• 預約流程優化：檢視並梳理現有的會議室預約流程，找出可被系統自動化的環節，例如審批、通知與提醒，以簡化行政負擔。

• 現有系統整合評估：評估將預約系統與貴公司現行的 Microsoft 365 或 Google Workspace 日曆系統整合的可行性與效益，打造一致性的使用者體驗。

在全面性地掌握這些關鍵資訊後，我們將能為您量身打造一套最符合成本效益且能創造最大價值的智慧辦公解決方案。

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3. 核心解決方案：Offision 智慧辦公管理系統

我們為您推薦的核心軟體平台是 Offision (Ones) 智慧辦公管理系統。這是一個由人工智慧驅動的綜合性平台，其功能遠超傳統的會議室預約工具。Offision 的設計理念是從宏觀視角出發，提供管理和優化整體工作場所所需的一切功能，將您的辦公空間轉變為一個高度數位化、自動化且數據可視化的智能環境。其智慧核心體現在數據分析與預測能力上，系統能學習會議室使用模式，主動為管理者提供資源配置優化建議，甚至預測未來的使用需求。

3.1 平台四大核心功能與其商業價值

• 會議室預約 (Meeting Room Booking) 使用者可透過網頁或行動裝置，依據時間、人數、設備需求等條件，快速查詢並預約最合適的會議室。 商業價值：大幅降低預約衝突與人工協調成本，透過使用數據統計分析，提升會議室的整體使用率，並為未來的空間規劃提供決策依據。

• 辦公桌預約 (Desk Booking) 在混合辦公模式下，員工可以提前預約特定日期的辦公座位，確保進辦公室時有合適的工作位置。 商業價值：支持企業推行更靈活的辦公模式（Hybrid Work），有效管理流動辦公桌資源，並能根據實際預約率優化辦公室租賃面積，節省地產成本。

• 訪客管理 (Visitor Management) 系統化管理訪客的邀約、登記與通知流程。員工發送邀請後，訪客會收到包含會議資訊與 QR Code 的通知，抵達時可自助報到。 商業價值：簡化前台行政作業，提升訪客的接待體驗與企業的專業形象，同時也強化了辦公場所的出入安全管理。

• 互動平面圖 (Interactive Floor Plan) 提供視覺化的辦公室樓層平面圖，即時顯示會議室、辦公桌的可用狀態，並協助員工與訪客快速定位目的地。 商業價值：改善員工與新進人員的空間尋路體驗，讓資源狀態一目了然，加速預約決策過程，打造更直觀、更友善的辦公環境。

3.2 與現有系統無縫整合

為了確保流程的連貫性並最大程度地降低員工的學習曲線，Offision 系統能夠與企業現有的主流辦公套件，如 Microsoft 365 或 Google Workspace，進行無縫整合。這意味著員工可以在他們早已熟悉的 Outlook 或 Google 日曆介面中直接完成會議室的查詢與預約，所有行程將自動同步，無需在多個系統之間切換，確保了工作流程的統一與高效。

這套強大的軟體平台，若能搭配專業的硬體設備，將能使其效益發揮至極致。

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4. 最佳化使用者體驗：Qbic 會議室觸控面板

一套卓越的智慧辦공解決方案，其成敗往往取決於使用者與系統互動的最後一哩路。專業的硬體設備不僅是指令的輸入介面，更是企業專業形象與空間科技感的直接展現。

我們推薦將 Offision 系統與 Qbic 會議室觸控面板 進行整合。這個軟硬整合的方案，能提供無與倫比的直觀現場操作體驗：

• 杜絕預約混亂：門口面板以清晰的紅/綠燈號與介面即時顯示會議室狀態，讓預約資訊一目了然，避免誤闖或雙重預訂的尷尬。

• 滿足即時需求：員工可直接在可用的會議室門口面板上快速預約，省去返回電腦操作的繁瑣步驟，抓住靈光乍現的討論時機。

• 活化閒置資源：透過會議報到（Check-in）機制，系統能自動釋出無人使用的「No-Show」會議室；會議提早結束時，使用者也能一鍵釋出空間，極大化資源的流動率與使用坪效。

Qbic 觸控面板與 Offision 系統的完美搭配，不僅將創新的管理方案落實到實體空間，更確保了每一次現場互動（如報到、提早結束）都能即時回傳數據，為後台的資源優化分析提供了最精準的資料基礎，真正實現了「改造您的空間，改變您的業務！」的核心價值。

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5. 專業導入與持續支援：我們的服務承諾

魏贊科技深信，一套卓越的系統不僅需要優質的軟硬體，更需要專業的部署規劃與可靠的後續維護，才能確保您的投資發揮最大價值。我們提供的是端到端的完整服務，從初步規劃到系統穩定運行的每一階段，都有我們的專業團隊為您護航。

我們的服務承諾包含以下三大核心項目：

• 系統安裝和配置 我們的專業技術團隊將負責所有硬體設備的現場安裝，並根據前期需求分析的結果，為您完成 Offision 系統的後台配置、權限設定與流程建立，確保系統上線即可用。

• 系統數據備份 我們高度重視客戶的營運資料安全。在系統部署階段，我們將為您規劃完善的數據備份機制，定期備份系統設定與使用紀錄，確保在任何意外情況下，資料都能安全無虞。

• 系統故障排除 我們提供可靠的技術支援服務。當系統運行遇到任何問題時，您都可以透過我們的服務管道聯繫技術團隊，我們將提供迅速的遠端或現場故障排除，確保系統的穩定運行，成為您最堅實的後盾。

我們承諾的不僅是一次性的專案交付，而是一段長期的合作夥伴關係，旨在持續為您的智慧辦公環境創造價值。

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6. 為何選擇魏贊科技？

在眾多技術服務商中，選擇一個真正理解您產業需求、具備整合能力且願景一致的合作夥伴至關重要。魏贊科技具備以下三大核心優勢，是您推動辦公室數位化轉型的最佳選擇：

• 深厚的產業專業 魏贊科技長期致力於為客戶提供最先進的視訊會議和協作解決方案。我們透過經營旗下眾多專業品牌網站（如 Teams-AI, Zoom-AI, Google-AI 等），展現了在整合通訊與協作領域的廣泛涉獵與深厚技術積累，能為您提供超越單一產品的宏觀顧問建議。

• 一站式整合服務 我們提供的不僅是軟體或硬體，而是從最初的需求分析、方案規劃、軟硬體整合採購、專業部署，到後續的維護與技術支援，為您提供完整的一站式服務。這將為您免去與多方廠商協調溝通的麻煩，確保專案高效、順暢地推進。

• 專注於提升企業效率 我們的企業使命是——「為企業打造更高效和智能的工作和學習方式」。這個使命驅動著我們提供的每一項解決方案與服務。我們的成功，建立在您的成功之上。選擇魏贊科技，意味著選擇一個與您的企業成長目標完全一致的合作夥伴。

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7. 下一步與聯絡資訊

感謝您撥冗閱讀本提案。我們相信，透過 Offision 智慧辦公系統與 Qbic 專業硬體的結合，輔以魏贊科技的專業服務，定能為貴公司的辦公空間管理與協作效率帶來顯著的提升。

我們誠摯地希望能有機會為您安排一次線上系統演示，或親赴貴公司進行更深入的現場會議，以便我們能更具體地針對您的需求，探討客製化的解決方案。

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